1. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante.
Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta qué es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuánto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el estándar son 160: 8 horas al día, 5 días a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor sólo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirás en la tarea.
2. Analiza como gastas tu tiempo.
Te sorprendería saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuáles son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas consientes, y esto se logra llevando un registro.
3. Lleva una lista de tareas pendientes.
Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo de moda o una hoja de papel, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus tareas pendientes día tras día.
4. Asigna prioridad a tus tareas.
Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos más importantes y marcarlos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por hora, otorga más prioridad a las tareas que
potencialmente te paguen más.
5. Planea tus actividades desde el día anterior.
Todos los expertos en Administración del Tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar qué es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo
exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.
6. No dejes las cosas para después.
¡Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas hasta que te sea fácil dar el primer paso.
7. Delega en los demás.
Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros.
8. Aprende a decir “NO”.
Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración de tiempo más poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados.
9. Concéntrate en la tarea actual.
Cuando logramos concentrarnos al cien por ciento en una tarea, somos más productivos.
10. No te olvides de la persona más importante.
Para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. ¡Recarga tus baterías!, solo así obtendrás la energía que necesitas para concentrarte en todos tus proyectos.
